Apostillestempel på dokumenter

For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet, må det ha et apostillestempel. Apostillestempelet bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter at signaturen til notarius publicus er ekte. Dette kalles legalisering. 
Det er Fylkesmannen som legaliserer dokumenter for bruk i utlandet, det vil si for dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen.

Før et dokument kan få apostillestempel, må det først være notarialbekreftet, det vil si signert av en notarius publicus (embetsmann som står for visse offentlige, rettslige handlinger), og stemplet med institusjonens embetsstempel (ofte et løvestempel). Det er viktig at navn og tittel er skrevet tydelig, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver under signaturen. 

Dokumenter utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører, må notarialbekreftes. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autoriasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer. 

Utenriksdepartementet (UD) har en oppdatert liste over landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen. UD har også informasjon om dokumenter som skal brukes i land som ikke har tiltrådt apostillekonvensjonen. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.

Vis mer

Ved å utstede apostille, bekrefter Fylkesmannen:

  1. ektheten av signaturen på det offentlige dokumentet
  2. stillingen som vedkommende har signert i kraft av, og
  3. ektheten av stemplet som er påført det offentlige dokumentet

Det er kun originale dokumenter eller rett kopi bekreftet av notarius publicus som kan apostilleres. For at vi skal kunne påføre apostille er det det helt nødvendig at dokumentet inneholder følgende:

  • navn og signatur på den som har signert dokumentet
  • stillingstittelen til den som har signert dokumentet
  • stemplet til den offentlige myndigheten som har signert dokumentet

Dokument som trenger apostille, kan enten sendes til Fylkesmannen pr post eller leveres inn i resepsjonen. Dokument som sendes pr post, blir normalt behandlet og returnert samme dag som vi mottar det.

For dokumenter som leveres inn i resepsjonen gjelder følgende:

  • Er dokumentet levert inn før 11.30 kan det hentes samme dag etter kl. 15.00
  • Er dokumentet levert inn etter 11.30, kan det hentes påfølgende dag, etter kl. 11.30.
  • Hvis det er ønskelig, kan vi også sende dokumentet i retur pr post etter apostillering.

Dersom du har lang reisevei og/eller det haster, ber vi om at du ringer til oss og avtaler tid på forhånd.