Handsaming av generelle innsynskrav

Kommunane får innimellom krav om innsyn i dokument som ikkje finst, eller uklare innsynskrav retta mot seg. Slike krav har dei som hovudregel ikkje plikt til å imøtekome.

Hovudregelen i offentleglova er at kven som helst kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register i forvaltingsorgan. Ingen treng å grunngi krav om innsyn.

Innsynskrav må gjelde ei bestemt sak eller «i rimelig utstrekning» saker av ein bestemt art, sjå offentleglova § 28 andre ledd. Vilkåret om rimeleg utstrekning tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet får når kravet skal handsamast.

Vi ser at mange kommunar let vere å svare på krav om innsyn i dokument som ikkje eksisterer og på uklare innsynskrav. Etter offentleglova pliktar kommunane å svare også på slike innsynskrav utan ugrunna opphald. Dersom dokumentet ikkje eksisterer hos kommunen, bør ein raskt gje ei tilbakemelding om det til den som ber om innsyn. Dersom det er uklart kva for dokument innsynskravet gjeld, bør kommunen på same vis raskt be om ei presisering av innsynskravet.

Når kommunen avslår eit innsynskrav, skal dette gjerast skriftleg. Kommunen skal opplyse om heimelen for avslaget og informere om retten til å klage og klagefristen. Dette gjeld også i dei tilfella innsynskravet gjeld innsyn i dokument som ikkje eksisterer. Heimel for avslag vil då vere offentleglova § 3. Kommunen skal alltid ta i mot og vurdere klager på manglande innsyn, før klagesaka eventuelt vert sendt vidare til Fylkesmannen for endeleg handsaming.

Når det gjeld opplysningar som er elektronisk lagra kan likevel kven som helst krevje innsyn i ei samanstilling av desse, men berre dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar. I tilfelle der det er urimeleg arbeidskrevjande å etterkomme generelle innsynskrav er det høve til å avslå kravet. I den grad sakstypen til dømes ikkje kan søkast opp, men må leitast fram manuelt, vil ein part derfor ikkje kunne krevje at kommunen handsamar eit generelt innsynskrav som gjeld bestemte sakstypar.

Desse reglane går fram av offentleglova §§ 3, 9 og 28 andre ledd.