Informasjon om varsling ved bruk av Visma InSchool
Varsel om fare for bortfall av karakter i fag eller nedsatt karakter i orden eller i atferd skal gis straks det er klart at det er fare. Varselet skal gis slik at eleven har mulighet til å få karakter i fag eller ikke få nedsatt karakter i orden eller i atferd. For å sikre dette, er det viktig at varselet er reelt.
Dette innholdet er mer enn ett år gammelt. Informasjonen kan derfor være utdatert.
Det vil si at det må varsles på en slik måte at skolen er sikker på at eleven og/eller foreldrene blir kjent med eller bør ha gjort seg kjent med varselet.Varselet skal være skriftlig, og kravet til skriftlighet innebærer normalt at varselet må gis som brev. Det er også mulig å varsle via et informasjonssystem eller digitale læringsplattformer, men disse må oppfylle kravene til et egnet informasjonssystem etter eForvaltningsforskriften.
Utdanningsdirektoratet har blitt gjort kjent med et informasjonsskriv fra Utdanningsetaten i Oslo, om varsling etter forskrift til opplæringsloven (forskriften) § 3-8 ved fare for å ikke få halvårsvurdering med karakter eller standpunktkarakter i fag, eller ved fare for å få nedsatt karakter i orden eller i atferd. Av skrivet fremgår det at:
«Elever som står i fare for ikke å få karakter på grunn av overskredet fraværsgrense eller manglende vurderingsgrunnlag, skal varsles i Visma. Foresatte til elever under 18 år vil også motta varsel. For å se varsler, må foresatte logge inn i Visma og sjekke bjellen eller konvolutten øverst i høyre hjørne. Der vil det stå et rødt tall (som markerer antall meldinger), hvis det er varsler eller andre beskjeder. Merk at det ikke sendes ut mail/SMS i tillegg.»
Direktoratet legger til grunn at Visma InSchool oppfyller disse kravene siden Utdanningsetaten legger ut varsler der, som ofte inneholder sensitive personopplysninger.
Udir mener likevel ikke at varsel kun kan gis via Visma InSchool, da det innebærer at elever og/eller foreldre til enhver tid selv må være innlogget systemet for å få informasjon om varselet. Direktoratet har grunn til å tro at det kan være lignende praksis flere steder, og har bedt statsforvalterne om følge opp dette på egnet måte.
Dersom systemet skal brukes for å gi varsel etter forskriften § 3-8, mener Utdanningsdirektoratet at det i tillegg må varsles via e-post eller SMS om at varsel er sendt i Visma InSchool. Slikt varsel kan også kun gis dersom eleven og/eller foreldrene har samtykket til dette. Hvis det ikke er gitt slikt samtykke, må varselet gis som brev for å sikre at mottakeren blir kjent med varselet.