Gongen i tilsynet

Når Fylkesmannen gjennomfører tilsyn med samfunnstryggleik- og beredskap i kommunane blir det gjort etter eit fast program. Her kan du lese om gangen i tilsyna våre.

Fylkesmannen har normalt 7-8 tilsyn kvart år. Kven som får tilsyn blir avgjort tidleg på året, og kommunane får informasjon om dette i god tid. Tilsyna våre følger systemrevisjonsmetodikken.

1. Rettleiingsmøte

Fylkesmannen inviterer kvar år dei kommunane som skal ha tilsyn det året til eit rettleiingsmøte. På møtet går vi gjennom regelverket (forskrift om kommunal beredskapsplikt) og kva krav som gjeld for kommunane sitt beredskapsarbeid. Vi ber kommunane om å halde korte innlegg om status i sine kommunar på møtet, og inviterer ein av kommunane som hadde tilsyn året før til å fortelje om sine erfaringar frå tilsynet.

2. Varsel om tilsyn

Fylkesmannen sender varsel om tilsyn med fastsett dato i god tid før tilsynet skal finne stad. Kommunen blir bedt om å sende inn all relevant dokumentasjon nokre ukar før tilsynsdagen, saman med forslag til personar Fylkesmannen bør intervjue. Kven vi skal intervjue og tidsplan for tilsynsdagen blir avklart i forkant.

3. Tilsynsdagen

Normalt stiller Fylkesmannen med to personar – ein revisjonsleiiar og ein revisor. Tilsynsdagen startar med at Fylkesmannen gjennomfører eit opningsmøte med alle dei vi skal intervjue, og eventuelle andre interesserte i kommunen. Deretter gjennomfører vi intervjuar etter den fastsette tidsplanen. Vanlegvis intervjuar vi dei aktuelle kvar for seg.

4. Sluttmøte

Ca. ein uke etter tilsynsdagen kjem Fylkesmannen tilbake til kommunen på eit sluttmøte og presenterer dei førebelse resultata frå tilsynet.

5. Tilsynsrapport

Etter sluttmøte sender Fylkesmannen ein førebels tilsynsrapport med eventuelle avvik til kommunen, som det blir gitt høve til å kommentere. Etter dette vil Fylkesmannen ferdigstille den endelege tilsynsrapporten.

6. Oppfølging av avvik

Viss Fylkesmannen har avdekka avvik under tilsynet, blir kommunen bedt om å sende ein plan for oppfølging og lukking av avvika.