Vergene har blitt flinkere til å sende inn regnskaper digitalt

- Spesielt på utgående brev har økningen vært stor. Enkelte måneder går det ut flere brev fra vergemålseksjonen enn for hele embetet ellers, forteller seksjonsleder for vergemålsseksjonen hos Fylkesmannen i Nordland, Trond Gården.

137,2 kg kontoutskrifter

En gang pr år skal de vergene som har regnskapsplikt sende inn et «regnskap» for foregående år. Dette består av en fullstendighetserklæring, kopi av skattemeldingen og bankutskrifter.

- Med ca 2300 regnskapspliktige verger forstår vi at det blir en svær mengde dokumenter. Dersom hver verge i gjennomsnitt disponerer to bankkontoer, hvor vi skal ha utskrift for alle månedene, snakker vi fort om ca 55.000 ark, bare i kontoutskrifter.

- Alt dette må behandles av dokumentasjonssenteret og bildet over viser innkomne vergeregnskaper som er lagret for skanning og innregistrering.

Mer effektivt

- Det er etablert en mulighet for å sende inn regnskapene elektronisk gjennom Altinn. Løsningen er ikke perfekt, men vi har spesielt i år og i fjor arbeidet for å få vergene til å benytte denne. Når vergene sender inn elektronisk havner dokumentene rett i saksbehandlingsløsningen «VERA» og på rett sak. Dette sparer derfor dokumentasjonssenteret og ansatte på seksjonen for mye arbeid, sier Gården.

For regnskapsåret 2017 mottok Fylkesmannen i Nordland i år elektroniske innsendte regnskaper i vel 40 % av sakene.

- Dette er en betydelig økning fra foregående år, men vi har fremdeles mye å hente her. Det samme gjelder innsending av søknader og andre henvendelser til vergemålseksjonen, sier seksjonslederen.

Nedenfor kan en se inngående journalposter på vergemål pr mnd. siden 2013: