Offentleglova: Krav om dokumentinnsyn i samband med koronapandemien

Kommunane får mange spørsmål om dokumentinnsyn i samband med handteringa av koronautbrotet. På grunn av stort arbeidspress kan det vere krevjande å behandle slike innsynskrav. Kva gjeld no?

Hovudreglen etter offentleglova § 3 er at «…saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn...».

Kommunen må difor ha heimel for å unnta heile eller delar av eit dokument frå innsyn. Dei fleste unntaka frå innsyn er kan-reglar. Det må gjerast ei konkret vurdering i kvart enkelt tilfelle. Og sjølv om det ligg føre heimel for ikkje å gje innsyn skal kommunen likevel vurdera om det skal gjevast meirinnsyn etter offentleglova § 11. Kommunen bør gje innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for å unnta opplysningar frå innsyn.

Frå kva tidspunkt gjeld retten til dokumentinnsyn

For dokument som kommunen mottek utanfrå, f.eks per post, e-post eller ved direkte overlevering til dømes i eit møte, gjeld innsynsretten frå det tidpunktet kommunen har mottatt dokumentet. For dokument som kommunen sjølv opprettar, gjeld innsynsretten frå det tidspunktet dokumentet blir sendt ut av kommunen, eller dersom dette ikkje skjer frå det tidpunktet dokumentet er ferdigstilt, det vil seie frå det tidspunktet der det ikkje lenger er aktuelt å gjere endringar eller tilføyingar i dokumentet.

Det er utan betydning for retten til innsyn om dokumentet er journalført eller ikkje.

Kor lang tid kan kommunen bruke på å behandle innsynskrav?

Innsynskrav skal ferdigbehandlast utan ugrunna opphald, jf. forvaltningslova § 11a. I utgangspunktet bør kravet ferdigbehandlast seinast 1–3 dagar etter at det er motteke. Kor store ressursar kommunen skal bruke på å behandle innsynskrav må balanserast mot andre oppgåver kommunen har. Fylkesmannen ser det slik at akkurat nå, i ein situasjon der kommunen må bruke betydelege ressursar på krisehandtering i samband med koronasituasjonen, kan kommunen truleg kunne bruke betydeleg lengre tid på å behandle innsynskravet før opphaldet blir ugrunna. Kommunen bør i slike tilfelle sende eit foreløpig svar, jf. forvaltningslova § 11 a andre ledd.   

Avslag, grunngjeving og vurdering av meirinnsyn

Avslag på krav om innsyn skal vere skriftleg, og kommunen må alltid vise til den bestemmelsen, ledd og bokstav i bestemmelsen som dannar grunnlaget for avslaget. Det er i utgangspunktet ikkje nødvendig å grunngje avslaget utover ein tilvising til føresegnene som gir unntaksgrunnlag, jf. offenleglova § 31 første ledd.  Dersom det blir gitt avslag skal kommunen opplyse om at avslaget kan påklagast. Klagen skal rettast til kommunen som skal sende over klagesaka til Fylkesmannen, dersom klagen ikkje blir tatt til følgje.