Apostillestempel på dokumenter

For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet, må det ha et apostillestempel. Apostillestempelet bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter at signaturen til notarius publicus er ekte. Dette kalles legalisering. 
Det er Fylkesmannen som legaliserer dokumenter for bruk i utlandet, det vil si for dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen.

Før et dokument kan få apostillestempel, må det først være notarialbekreftet, det vil si signert av en notarius publicus (embetsmann som står for visse offentlige, rettslige handlinger), og stemplet med institusjonens embetsstempel (ofte et løvestempel). Det er viktig at navn og tittel er skrevet tydelig, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver under signaturen. 

Dokumenter utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører, må notarialbekreftes. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autoriasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer. 

Utenriksdepartementet (UD) har en oppdatert liste over landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen. UD har også informasjon om dokumenter som skal brukes i land som ikke har tiltrådt apostillekonvensjonen. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.

Vis mer

For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet må det legaliseres, det kan gjøres med et apostillestempel. Apostille bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter signaturen og stillingen og stempelet til den offentlige tjenestemannen som har undertegnet dokumentet.

Fylkesmannen legaliserer dokumenter for bruk i utlandet med apostille, men da kun i de landene som har ratifisert Haag-konvensjonen. Dersom landet ikke er med i Haag-konvensjonen må dokumentet legaliseres gjennom Utenriksdepartementet samt ambassade/konsulat til det landet dokumentet skal fremlegges i.

Vi kan ikke fortelle hvilke dokument man trenger apostille på, dette er veldig forskjellig fra land til land, og må avklares med stedet der dokumentene skal legges frem.

Hva kan vi gi apostillestempel

Fylkesmannen kan bekrefte:

  • Notarius publicus (Tingretten, Sysselmannen på Svalbard, Brønnøysundregistret, Skipsregisteret og til dels lensmann)
  • Dokumenter utstedt av forvaltningen som innehar original offentlig signatur med tittel og offisielt stempel (fødselsattest, vigseslattest, dødsattest, vandelsattest, rett utskrift, UDI, advokats signatur og stempel - men kun på bevitnelser og vitneinnkallinger, separasjon- og skilsmissebevilling, m.fl.).

Dokumentet du skal ha legalisert må ha:

  • original signatur av en norsk offentlig tjenestemann
    • Dersom dokumentet kun har bokstavstempel eller er elektronisk godkjent, må signatur og stempel skaffes før dokumentet sendes til Fylkesmannen.
  • være påført tjenestemannens tittel 
  • inneha etatens offisielle stempel (rundt stempel) for å kunne bekreftes/legaliseres. 

Signatur må være kjent

Fylkesmannen er avhengige av at vi har signaturprøven til vedkommende som har signert dokumentet. Dersom du har et dokument utstedt i et annet fylke er det enkleste å kontakte Fylkesmannen i det fylket. Dersom vi ikke har den aktuelle signaturprøven forsøker vi å innhente denne, men dette kan ta tid.  Dersom signaturprøve ikke kan innhentes kan ikke apostille utstedes.

Disse krever notarius publicus-stempel først

Dokumenter som ikke kan bekreftes direkte med apostille er bl.a: oversettelse foretatt av statsautorisert translatør, vitnemål, bostedsattest, utskrift fra folkeregisteret, kopi av dokument (unntatt kopi bekreftet av notarius publicus), rett kopi (unntatt rett utskrift med stempel, tittel og signatur). Ta kontakt med tingretten og hør om de kan sette notarius publicus på dokumentet.

Vi godkjenner IKKE andre lands dokumenter, selv om disse er skrevet under av notarius publicus i dette landet.

Er du i tvil, kontakt oss.

Tidligere praksis med direkte apostille på oversettelse utført av statsautorisert translatør faller bort fra 1. oktober 2017, jf. Justisdepartementets rundskriv om apostille.

Notarius publicus = å notarialbekrefte. På engelsk Notary Public.

Send dokumentet til oss eller møt opp i Moloveien 10

Fylkesmannen bekrefter annen tjenestemanns underskrift, tittel og stempel, vi er derfor ikke avhengig av personlig oppmøte. For å kunne sette apostille er vi likevel avhengig av originalt stempel, tittel og signatur fra offentlig tjenestemann. Dokumenter kan dermed ikke sendes elektronisk pr. epost, faks eller lignende.

Post: Dokument det ønskes stempel på kan sendes i posten: Fylkesmannen i Nordland, postboks 1405, merk med apostille, 8002 Bodø. Husk returadresse, og gjerne kontaktinformasjon. Saksbehandlingstid er som oftest i løpet av dagen vi mottar papirene. Vi returner dokumentene kun som vanlig post, ikke som rekommandert eller ekspress over natt.

Oppmøte: Ved oppmøte tar vi apostille fortløpende og det er kun unntak dersom apostillen ikke er klar i løpet av 30 minutter.

Vi tar ikke betalt for å sette apostille.

Apostille-stemplet dokument

  • En apostille skal foreligge i original, og vil ikke være gyldig dersom den sendes pr. mail, faks eller lignende.
  • Apostille settes på engelsk.
  • Apostille har ubegrenset gyldighetstid.
  • Apostille kommer fra det franske verbet apostiller, som betyr å gjøre påtegning i margen eller nederst på siden av et dokument.

Kontaktinformasjon

Kontakt oss på mail fmnos@fylkesmannen.no på telefon 75 54 79 90 eller direkte til en av saksbehandlerene (se høyremenyen).