Retningslinjer for verje sin kontroll av kontantkasse

Alle som forvaltar midlar for personar med verje, skal kunne dokumentere all bruk av personen sine midlar ved å kunne leggje fram kvittering, jamfør verjemålslova § 53 og verjemålsforskrifta § 20. Retningslinjene gjeld alle verjer. Verje er ansvarleg for at alle personar som verje gjev fullmakt til, inkludert  tilsette i institusjon/kommune, og som forvaltar person med verje sine midlar ved å ha disposisjonsrett til konto eller kontantkasse følgjer desse retningslinjene.

 

Det skal føreligge skriftleg fullmakt frå verje om disposisjonsrett til konto og bruk av kontantkasse.

Ei kontantkasse kan opprettast der person under verjemål ikkje sjølv kan bruke kontantar / bankkort, og tilsette i institusjon/bustad må kunne disponere kontantar / bankkort på vegne av person under verjemål.   Kontantkassa skal berre innehalde eit mindre innskot til lommepengar. Kontantkassa skal være eit tillegg til verjekonto som verje disponera, og eventuelle konti som primærkontakt eller andre namngitt personar i institusjon/bustad har disposisjonsrett til for dekning av variable utgifter etter avtale med verje.

 

Det skal føres eit rekneskap for kontantkasse

Rekneskapen skal innehalde ei oversikt over innskot og uttak:

  • Dato
  • Størrelse på innskot/uttak
  • Saldo i kontantkasse etter innskot/uttak
  • Formål med innskot/uttak
  • Namn på personen som utførte innskot/uttak
  • Signatur

 

Alt forbruk skal dokumenterast med kvitteringar som vert oppbevart i arkiv saman med rekneskapet.

Det er rekneskapsplikt i 3 år etter avslutta rekneskapsår.

 

Innskot

Det skal gå klart fram kven som la inn pengar i kontantkassa med dato, størrelse på innskotet, samla saldo i kassa etter innskotet samt namn og signatur.

 

Uttak:

Alle uttak skal notere med dato/beløp/formål/namn og signatur frå den som tok ut pengane frå kontantkassa.

 

Den tilsette som utfører uttak i kontantkassa for ein brukar, er ansvarleg for å leggje fram kvitteringar for bruken av pengane. Restbeløp etter ein tur/formål skal leggjast inn i kontantkassa igjen omgående etter heimkomst, slik at det kjem fram klart kva som er brukt og kva som er sett inn igjen. Tilsette må dokumentere at rekneskap for kvart uttak stemmer ved at kvitteringar for bruk tillagt restbeløp satt inn i kontantkassa igjen, stemmer med beløpet som ble tatt ut.

 

Skulle det unntaksvis ha blitt gjort eit kjøp på stadar utan kvittering, kan den tilsette/medhjelpar skrive dette på et ark som vert lagt ved.  Notat skal innehalde dato, beløp, formål, signatur fra tilsett/medhjelpar.

 

Kontroll av verje

Rekneskap for kontantkasse inkludert kvitteringar skal kontrollerast av verje og primærkontakt eller leiar i institusjon minimum ein gang pr år.  Det skal skrivast notat som vert underteikna av begge parter etter kvar kontroll.

 

Verje bekreftar i fullstendigheitserklæringa som vert sendt saman med årleg verjerekneskap at kontroll av kontantkasse er gjennomført og godkjent.

 

Avvik i kontantkasse

Det skal ikkje førekome avvik i ei kontantkasse - den skal alltid stemme nøyaktig,  Alt forbruk skal vere dokumentert ved kvitteringar.

 

Dersom det skulle oppstå avvik, skal det skrivast ei avviksmelding der det går tydeleg fram årsaka til avviket samt tiltak som er avtalt gjennomført som følgje av avviket.  Notatet skal være underteikna av verje, primærkontakt og ansvarleg avdelingsleiar. 

 

Dersom det oppstår større og/eller gjentatte avvik i ei kontantkasse, må verje i samråd med fylkesmannen, vurdere vidare tiltak i saken. Jamfør verjemålsloven § 47 (2).

 

Innskotet størrelse og formål

Verje i samråd med person under verjemål bestemmer

  • størrelse på innskotet
  • kor mykje som skal kunne brukas kvar måned utan nytt samtykke fra verje
  • kva skal midlane i kontantkassen brukas til.

 

Alle personar som verje gir fullmakt til, må følge dei instruksar som fullmakta frå verje gjev i forhold til disponering av konto og kontantkasse. 

 

Retningslinjene for verje sin kontroll av kontantkasse kjem i tillegg til kommunale retningslinjer og kontroll for personar med kommunale vedtak om kontantytingar.